برنامج محاماة

نظراً للتطور التكنولوجي الذي يشهده العالم في هذا العصر أصبح من الضروري وجود برنامج محاماة يساعد في تنظيم معلومات العملاء وجميع القضايا و المعلومات الخاصة بهم وأرشفتها بحيث يمكن الوصول الى تلك المعلومات بسهولة وبأي وقت .

بالإضافة الى وجود معلومات عن الموظفين من محامين ومستشارين في هذا البرنامج و الصلاحيات المتاحة لكل موظف على حدى.

 

ماهو برنامج المحاماة ؟

برنامج المحاماة هي تلك الأنظمة الإلكترونية ذات المميزات المنفردة أو المتعددة والتي تتيح لشركات أو مكاتب المحاماة أو المحامين الأفراد إدارة أعمالهم بشكل رقمي مما يسهل عليهم تنظيم العمل الخاص بهم وأرشفة الوثائق والمستندات رقمياً للرجوع إليها عند الحاجة.

 

ميزات برنامج محاماة

• يمكًنك برنامج محاماة من انشاء سجل خاص بكل عميل على حدى ومتابعة تاريخ القضايا والاستشارات والملاحظات ومواعيد المقابلات ، إضافة الى تعيين محامي لكل عميل ومتابعة عمل المحامي مع العملاء و قضاياهم و استشاراتهم.
• إمكانية إعطاء صلاحيات مختلفة لكلً من الموظفين و المحامين حسب الدور والوظيفة الموكلة اليه ، بحيث تكون هذه الصلاحيات كاملة تتيح لهم الأريحية في التعامل مع العميل و إضافة ملاحظاتهم الى البرنامج ، كما تتيح لمدير المكتب إمكانية الإحاطة بسير العمل ومعرفة سبب المشكلة اذا حدث خطأ ما ومعرفة المسؤول عن هذا الخطأ.
• متابعة ومراقبة عمل الموظفين ومعرفة كل خطوة يقوم بها الموظف و كيفية تعامله مع العملاء بسهولة و بضغطة زر.
• يتيح البرنامج إمكانية انشاء ملف لكل قضية على حدى وتصنيف هذه القضايا بشكل سهل ، للتمكًن من متابعة القضايا ومعرفة مواعيد الجلسات وتدوين الملاحظات عن كل جلسة وما حدث فيها.
• يمكنك من انشاء نظام محاسبي خاص بمكتبك يمكنك من اصدار الفواتير والسندات وإصدار الدفعات المالية(نظام التقسيط) وتسجيل المبلغ المتفق عليه في القضية و الدفعات المقدمة و المبلغ المتبقي،

كما يمكن موازنة الايرادات والمصاريف بشكل يومي ومعرفة صافي الربح بكل سهولة.

 

قاعدة البيانات في برنامج محاماة

تعريف قاعدة البيانات: تعتبر قاعدة البيانات هي أساس البرنامج ، حيث تتضمن جميع البيانات و المعلومات الداخلية للمكاتب وتتم قراءة هذه البيانات ومراجعتها وتطويرها من خلال تحديث قاعدة البيانات في مكتب المحاماة الذي يستخدمه المحامي ، ويساعده على تقسيم القضايا القانونية عن طريق انشاء قسم خاص لكل قضية اثناء بناء قاعدة البيانات ، مما يسهل عليه التنقل بين القضايا بيسر وسهولة.

من هذه القضايا: قضايا العقارات والقضايا المتعلقة بالتجارة والضرائب وقضايا الاسرة وقانون العمل وغيرها…

كما تتضمن جميع المهام الموكلة للموظفين ، مما يتيح معرفة كيفية أداء الموظفين ومستوى العمل  داخل المكتب.

اقسام قاعدة بيانات مكتب المحاماة

• بيانات الموظفين

يتوفر في قاعدة بيانات البرنامج قسم لادخال كامل المعلومات الخاصة بالموظفين للرجوع اليها عند الحاجة ، ويتم تخزين هذه المعلومات بقسم خاص وحفظها والمحافظة على سريتها ، إضافة الى إمكانية تسجيل المهام الموكلة الى كل موظف وكيفية أدائه وتعامله مع العملاء.

• بيانات عن العملاء

يتم في هذا القسم تسجيل جميع البيانات الشخصية للعملاء ( مدعي ومدعى عليه  مجني ومجنى عليه، …) بالإضافة الى معلومات عن محامي الخصم ، وإمكانية إضافة كافة المعلومات التي تفيد في الدفاع عن القضية والأوراق اللازمة لها ، بالإضافة الى المبالغ الواجب دفعها من قبل الموكل لشركة المحاماة.

• بيانات تتضمن جميع أنواع القضايا والمعلومات الخاصة بها

وهذا القسم يتضمن البيانات من كافة مكاتب المحاماة ومختلف الأمور والقضايا التابعة لها بما في ذلك القضايا الحالية والمؤجلة إضافة الى القضايا السابقة بكل تفاصيلها للرجوع اليها عند الحاجة ، وتسجيل كل مايتعلق بهذه القضايا من أوراق والمحامي الموكل على القضية والمستشارين و كذلك معلومات عن الشخص الموكًل و الخصم ، ومعلومات عن رقم القضية والمحكمة التي تمت فيها .

إدارة الوثائق القانونية

الوثائق القانونية: هي جميع السجلات والأوراق والعقود والمستندات التي هي أساس كل مكتب او شركة وللحفاظ على سير عمل المكتب بشكل صحيح و خال من الأخطاء يجب حفظ جميع المستندات القانونية سواء القديمة او الحديثة لحمايتها من التلف و لتسهيل الوصول اليها في أي وقت نحتاجها.

فوائد برنامج المحاماة لادارة المستندات القانونية

ان استخدام برنامج المحاماة يحقق فوائد كبيرة تعود على المحامي او الشركة وأهم هذه الفوائد هي:

• تصنيف وفرز الوثائق والمستندات

عندما يعمل المحامي على حل قضية ما ، فإنه يحتاج للوصول الى كافة الأوراق الخاصة بهذه القضية .

و البحث عن هذه الأوراق بالطريقة اليدوية التقليدية يستغرق وقت كبير ومن الممكن ان يبوء بالفشل ، لذلك يمكًننا استخدام برنامج المحاماة من الوصول الى هذه المستندات بسهولة عن طريق تصنيف هذه المسنتدات حسب نوعها للوصول الى الأوراق المطلوبة بأكبرسرعة ممكنة.

• حفظ الوثائق بطريقة امنة

يتم الحفاظ على الوثائق وأمنها من خلال تحديد صلاحيات المستخدمين و السماحيات المتاحة لهم والتي تعطي كل مستخدم السماحية بالوصول الى معلومات معينة والتعديل عليها.

• تدقيق الوثائق القانونية

يتم ذلك عن طريق تدقيق آخر التعديلات ومعرفة المستخدم الذي قام بالتعديل و بأي وقت اجرى هذا التعديل.

• السرعة في الوصول الى المطلوب

يتم باستخدام برنامج المحاماة الوصول الى المعلومات المطلوبة عن طريق البحث عن جملة معينة او بالبحث عن كلمة او اسم معين.

وبهذا نجد أن استخدام برنامج المحاماة قدم تسهيلا كبيرا للمستخدمين و المحامين ووفًر عليهم الكثير من الوقت و الجهد في الوصول الى المعلومات و المستندات اللازمة ومتابعة القضايا و معرفة الجلسات التابعة لكل قضية  وتاريخها والاحداث التي مرت بكل جلسة بضغطة زر ، بالإضافة الى متابعة عمل الموظفين لديهم و إدارة مكاتبهم بالطريقة الصحيحة وبابسط الطرق.