المحاماة الرقمية (الدليل الكامل للتحول الرقمي)
كيفية إدارة شركة محاماة عن بعد
مع تحول الكثير من القطاعات الحكومية والخاصة ومن ضمنها شركات ومكاتب المحاماة في جميع أنحاء العالم الآن من طريقة العمل التقليدي إلى طريقة العمل الافتراضي، هناك الكثير من التحديات التي واجهناها، من ضمنها، كيف يمكنك تقديم الدعم لموظفيك وعملائك وعملك بعد هذا التغيير؟
والواقع يقول أن معظم فريقك قد عمل أو لا يزال يعمل الآن عن بعد، حيث أن جائحة كورونا قد فرضت هذا التحول، وإذا نظرنا للأمر من زاوية إيجابية، سنجد أن التحول الرقمي الذي سبقتنا إليه الكثير من الدول وخصوصا في مجال المحاماة الرقمية،
قد أصبح واقعاً اليوم، وبعد أن أدرك الكثير أهمية التحول الرقمي، أصبح المحامي ينظر للأمر بعيدا عن أزمة كورونا، وبدأ التخطيط للاستمرار في استثمار الفوائد من التقنية والانتقال إلى برنامج المحامي الإلكتروني.
هذا الانتقال إلى العمل عن بُعد يجلب معه تحديات جديدة تمامًا، نادراً ما يأخذها الفريق الذي يعمل بشكل تقليدي داخل المكتب في الاعتبار، من ضمن تلك التحديات:
- كيف تتواصل مع فريقك وعملائك بشكل افتراضي؟
- كيف تضمن أن يقوم فريقك بأداء المهام وتحقيق الإنتاجية؟
- كيف يمكنك تجنب معوقات تأكيد استلام المهام عندما لا يكون فريقك في نفس المبنى؟
- كيف يمكنك إعداد فريقك للقيام بعمله بشكل أفضل عن بعد؟
- ما هي الأدوات التي تحتاجها لجعل كل شيء يعمل وفق ما تتوقع؟
إذا كنت مالك لشركة أو مكتب محاماة أو مديراّ عاماَ، فغالبًا ما يقع إيجاد حلول لهذه التحديات عليك.
في هذا الدليل، هدفنا هو مساعدتك ومساعدة مكتب المحاماة الخاص بك على تجاوز العقبات المحتملة التي تأتي مع التحول الرقمي من نموذج شركة أو مكتب محاماة تقليدي إلى مكتب افتراضي (التحول الرقمي) إلى برنامج المحامي الإلكتروني.
ما سنقوم بتغطيته في هذا الدليل:
- كيف تعمل بشكل سلس مع فريق عمل عن بعد.
- كيف تحافظ على أمان المستندات ومعلومات الخدمات القانونية الخاصة بك من خلال برنامج المحامي الإلكتروني.
- كيفية التواصل مع العملاء عن بعد م خلال برنامج المحامي الإلكتروني.
وعندما تصل إلى نهاية هذا الدليل، ستكون في وضع يسمح لك بإدارة مكتب المحاماة بالكامل عن بُعد – وستكون لديك الأدوات التي تحتاجها حتى تكون إدارة مكتب المحاماة الرقمي الخاص بك من خلال برنامج المحامي الإلكتروني.
كيف تقود وتتعاون مع فريقك عن بعد
سواء انك قد جربت العمل عن بُعد لبعض الوقت أو أجبرت للعمل عن بعد للتو نظرًا لوباء COVID-19 ، فإن أحد الأشياء الرئيسية التي يجب مراعاتها هو كيف يمكنك التعاون بشكل فعال وقيادة فريق أثناء العمل من المنزل.
في هذا القسم، سنشارك الإرشادات والنصائح التي يمكنك استخدامها لإعداد فريقك لتحقيق النجاح من البداية.
ساعد فريقك في إعداد الحيز المادي ليكونوا منتجين قدر الإمكان
إذا كنت تريد أن يكون فريقك أكثر إنتاجية وهم يعملون عند بعد، فعليك تزويدهم بالأدوات والتكنولوجيا التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم بشكل أفضل.
ابدأ بالأمور الضرورية، ثم قم بتخصيص قائمة من أدوات الدعم لتشمل عناصر أخرى خاصة بدورهم ضمن مكتبك، فيما يلي بعض الأشياء التي نوصي بأن يكون لدى كل موظف يعمل عن بعد:
- لابتوب أو كمبيوتر مكتبي (أو على الأقل برنامج سطح مكتب افتراضي).
- شاشة عالية الجودة لاستخدامها كشاشة ثانية.
- اتصال إنترنت عالي السرعة.
- كرسي مكتب مريح أو أداة إضافية للمساعدة في آلام الظهر والرقبة.
- سماعات رأس عالية الجودة مع ميكروفون.
- كاميرا ويب مستقلة لمكالمات الفيديو (إذا كان اللابتوب لا يحتوي على كاميرا ويب مدمجة).
ضع توقعات وأهدافًا واضحة
مع تشغيل مكتبك افتراضيًا الآن، كيف ستتغير أهدافك الشهرية والفصلية والسنوية عبر الإدارات المختلفة؟ هل ستتغير كليا؟
هذه هي الأسئلة التي سيطرحها موظفوك.
خاصة في أوقات عدم الاستقرار مثل التي نمر بها اليوم، من الضروري أن تشارك فريقك كيف ستتغير الأعمال والأرباح وأهداف العملاء.
نظرًا لأن العمل عن بُعد من المحتمل أن يكون جديدًا تمامًا بالنسبة لجزء كبير من موظفيك، فمن المهم أيضًا توضيح ما هو متوقع منهم على أساس يومي وأسبوعي.
- هل ستتغير ساعات العمل ؟
- متى يتوقع أن يكون فريقك متصلاً بالإنترنت ومتاحًا؟
- هل يقومون بتسجيل ساعات حضور معينة؟ إذا كان الأمر كذلك ، فكم عدد الساعات المتوقع تسجيلها؟
وبعد توصيل هذه التفاصيل الأساسية ، تذكر:
لا تبالغ في التواصل مع فريقك، فقط ضع ثقتك بهم.
لأنك لا تعمل من المقر هذا لا يعني أنك بحاجة إلى إدارة كل موظف في كل مهمة أو تتبع نشاط الشاشة للتأكد من أنهم ينجزون عملهم، ثق في أنك قد اخترت موظفين متميزين، وثق في أن فريقك لا يزال يسعى لأداء أفضل أعماله لصالح المكتب وعملائك.
قم بإعداد طريقة سهلة للموظفين لتسجيل ساعات العمل
من مميزات العمل عن بعد أنه يوفر ساعات عمل مرنة لمعظم الموظفين، الأمر الذي يعني إنتاجية أعلى، ولكنك ستحتاج إلى طريقة لتتبع ساعات عمل الموظف وتسجيلها.
توفر لك بعض البرامج السحابية مثل برنامج tsheets وبرنامج adp و كذلك برنامج بابل لخدمات القانون إمكانية تسجيل ساعات العمل الفعلية للموظف.
التفاعل وجهاً لوجه
التواصل وجهاً لوجه هو مفتاح بناء علاقات عمل جيدة والحفاظ عليها.
تقول إحدى الدراسات، أن ما يقرب من 100٪ من الأشخاص يقولون إن الاجتماعات وجهًا لوجه ضرورية لبناء علاقات عمل طويلة الأمد.
على الرغم من أنك قد لا تتمكن من الاجتماع وجهًا لوجه فعليًا عند إدارة مكتب المحاماة الخاص بك عن بعد، إلا أنه لا تزال هناك أدوات تحت تصرفك لإنشاء تلك الاتصالات المباشرة.
على سبيل المثال ، بدلاً من مكالمة هاتفية تقليدية، حدد موعدًا لعقد مؤتمر فيديو باستخدام أداة مثل zoom حيث أنها تتيح للمحامين والعملاء بسهولة مكالمات فيديو سريعة للتحدث “بشكل مباشر” دون أن يضطر العميل إلى تنزيل برنامج أو إنشاء حساب مستخدم.
يعد التفاعل وجهاً لوجه أساسي للبقاء على اتصال وتجنب مشاعر العزلة أثناء العمل عن بُعد، لا سيما أثناء أزمة عالمية مثل COVID-19 عندما يتم تشجيع الجميع على التباعد الاجتماعي.
استفد من أدوات الإنتاجية وبرامج إدارة القضايا السحابية من أجل برنامج المحامي الإلكتروني
كما ذكرنا، يعد الاتصال الداخلي أمرًا أساسيًا عندما يتم توزيع فريقك للعمل عن بعد.
واحدة من أفضل الطرق لإبقاء الجميع على تواصل وإطلاع هو الاستفادة من أدوات الإنتاجية القائمة على السحابة، بدلاً من إدارة القضايا في جداول بيانات Excel أو تقويمات ورقية، استخدم نظامًا أساسيًا مثل برنامج المحامي الإلكتروني بابل لخدمات القانون والذي يتيح لكم العديد من الأدوات لإدارة أعمال المكتب عن بعد.
الشفافية هي المفتاح هنا، تضمن المنصات مثل بابل لخدمات القانون أن يكون للشركاء الإداريين نظرة عامة على عملياتهم بالكامل، ومعرفة مكان كل قضية أو خدمة قانونية، وعدد القضايا التي يعمل عليها كل محامي، وكيفية أدائهم مقابل زملائهم.
تتدفق هذه الفوائد إلى المحامين والإداريين الذين يمكنهم رؤية مواعيدهم ومهامهم في لمحة، ولذلك سيكوون مجهزون بشكل أفضل لتحقيق الأهداف والتطلعات بسبب ذلك.
على سبيل المثال، نظرًا لأن برنامج بابل لخدمات القانون يتزامن مع تقويم Google الخاص بك ، يمكنك إضافة الأحداث والمواعيد مباشرةً إلى الخدمات القانونية.
وأي عضو في الفريق له علاقة بالقضية وقام بتشغيل مزامنة تقويم Google سيرى تلك المهمة والموعد النهائي في التقويم الخاص به.
بما أن كل من برنامج بابل لخدمات القانون وتقويم Google الخاص بك يمكن الوصول إليه من أي مكان وعلى أي جهاز، يمكنك إجراء التغييرات وتتبع العمل على خدماتك القانونية مباشرة من منزلك، ويمكن لكامل فريق العمل في مكتبك أو شركتك الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها.
باستخدام أدوات الإنتاجية مع ميزات متكاملة مثل هذه، ستتمكن من تجنب التأخير الذي يحدث عندما لا يمكنك الدخول إلى مكتب الموظف لمعرفة ما الذي قام به أو عمل عليه.
إذا كنت لا تستخدم برنامج المحامي الإلكتروني( بابل لخدمات القانون )اليوم وتحتاج إلى طريقة للعمل عن بعد في شركتك في أسرع وقت ممكن، فإننا نوصي بالقيام سريعا بالتواصل مع فريق المبيعات لدينا لشراء نسخة من البرنامج.
الحفاظ على المستندات والخدمات القانونية الخاصة بك آمنة عن بعد
من المخاوف الشائعة عند الانتقال من مكتب تقليدي إلى مكان عمل افتراضي أنك لن تكون قادرًا على تأمين مستندات شركتك ومعلومات الخدمات القانونية – أو أن موظفيك لن يتمكنوا من الوصول إليها، وستتولد لديك بعض الأسئلة مثل :
- هل ستكون مستنداتك أكثر عرضة للانتهاكات الأمنية؟
- هل سيتمكن فريقك من الوصول إلى ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه؟
- هل يوجد بديل للتخزين التقليدي داخل الشركة؟
في هذا القسم، سنجيب عن كل من هذه الأسئلة، أولاً ، لنتحدث عن أهمية استخدام البرامج السحابية لإدارة شركتك:
استخدم برنامج محاماة سحابي آمن
إذا تم تخزين ملفاتك و جهات الاتصال الخاصة بعملائك ومعلومات الخدمات القانونية على خادم موجود في مكتبك، فقد حان الوقت لتفكر بشكل جاد في كيفية مساعدة برامج إدارة مكاتب المحاماة السحابية.
لا يفتقر نهج التخزين المحلي فقط إلى أحدث ميزات الأمان لحماية شركتك من الانتهاكات الجسيمة، بل إنه بطيء أيضًا ولا يمكن الوصول إليه من قبل الموظفين العاملين عن بُعد.
قد تتساءل : ما هو برنامج إدارة مكاتب المحاماة المستند إلى السحابة؟
باختصار، ما يمكن أن يفعله هذا البرنامج لشركتك أو مكتبك هو الجمع بين جميع جداول البيانات الخاصة بك، وجميع مجلدات الملفات، وكل تلك الأدوات المنعزلة التي نسيتها، وقوائم جهات الاتصال العديدة التي يحتفظ بها فريقك في موقع مركزي واحد.
لذلك باستخدام حل مثل برنامج المحامي الإلكتروني بابل لخدمات القانون، ستتمكن الآن من:
- الوصول إلى كل شيء ومن كل مكان — ملفات الخدمات القانونية، والجداول الزمنية، وقوائم جهات الاتصال، والمهام، والجلسات والمواعيد وما إلى ذلك.
- تمتع براحة البال مع وجود أمان من الدرجة الأولى في مكانه الصحيح.
- تتبع (أتمتة) المهام وخطة سير العمل وإدارة الجلسات.
- قم بتوصيل أي أدوات أخرى لا تزال تستخدمها مباشرة في نظام إدارة المحاماة الخاص بك.
- قم بإنشاء لوحات تحكم وتقارير مخصصة لقياس أداء شركتك.
… و اكثر.
قم بإدارة مستنداتك باستخدام برنامج تخزين يمكن الوصول إليه
أحد أهم جوانب الانتقال إلى المحاماة الرقمية و العمل عن بُعد هو الحفاظ على إمكانية الوصول إلى المستندات في مكتبك أو شركتك، تحتاج إلى التأكد من أن جميع موظفيك لديهم حق الوصول إلى جميع المستندات التي يحتاجونها ، متى احتاجوا إليها.
تقليديا، يمكنك القيام بذلك عن طريق تخزين كل شيء على محركات أقراص صلبة خارجية عملاقة وخوادم محلية يمكن لأي شخص في المكتب الاتصال لها، ولكن مع عدم وجود أنظمة اتصال مشتركة، فأنت بحاجة إلى اعتماد حل يسهل الوصول إليه.
والحل الذي تبحث عنه هو تخزين المستندات في السحابة.
باستخدام نظام التخزين السحابي، لا تحتاج إلى خوادم خاصة، تمامًا كما يمكن لـ Dropbox و Google Drive تخزين مجلداتك الشخصية بحيث يمكن الوصول إليها من أي مكان، فإن حلول المستندات المستندة إلى السحابة تفعل الشيء نفسه لمستندات العميل.
هذا يعني أنه يمكن للجميع في شركتك الوصول إلى ملفات ومستندات القضايا المهمة بغض النظر عن مكان وجودهم، سواء كان ذلك:
على هواتفهم.
في جهاز اللابتوب.
في قاعة المحكمة.
على الطريق.
في اجتماع مع العميل.
بالإضافة إلى تسهيل الوصول إلى هذه المستندات المهمة، تحتاج إلى القيام بكل ما في وسعك للحفاظ على أمان مستنداتك.
نظرًا لأن أفضل البرامج المستندة إلى السحابة توفر ميزات أمان أساسية مثل البيانات المشفرة والنسخ الاحتياطية والاسترداد والمصادقة الثنائية، فإن هذه الأدوات في الواقع أكثر أمانًا من الاعتماد فقط على خادم محلي.
تثقيف موظفيك حول الإنترنت الآمن وأهميته
عند العمل مع الملفات والمستندات الحساسة، تكون قيمة اتصال الإنترنت الآمن والخاص مهمة جداً.
إن استخدام الشبكات العامة وغير الآمنة للوصول إلى المعلومات المهمة يفتح الباب أمام المتسللين والانتهاكات الأمنية – مما قد يكلف شركتك الكثير من الأضرار.
نوصي بالبدء بالنصائح السبع التالية للبقاء آمنًا عند الانتقال إلى العمل عن بُعد:
- استخدم كلمات مرور قوية وبرامج إدارة كلمات المرور:
بدلاً من استخدام كلمات المرور الأساسية مثل 123456 ، استخدم منشئ كلمات المرور لإنشاء كلمات مرور قوية وآمنة، ثم استخدم أدوات إدارة كلمات المرور مثل 1Password أو LastPass لحفظها ومشاركتها بأمان، وهو أمور توفرها لك برنامج بابل لخدمات القانون.
- استخدم المصادقة الثنائية لتسجيل الدخول إلى الحساب:
في أي وقت تقوم فيه بتسجيل الدخول إلى حساباتك، سترسل لك هذه الميزة رسالة نصية أو بريدًا إلكترونيًا لتأكيد أنك أنت من تقوم بتسجيل الدخول، إذا كنت تستخدم برنامج بابل حاليًا ، فلديك بالفعل هذه الخاصية
- قم بإعداد جدران الحماية المناسبة
جدار الحماية هو في الأساس عامل تصفية يمنع المستخدمين الخارجيين من الوصول إلى أجهزتك من خلال الشبكات والمواقع الإلكترونية غير الآمنة.
- استخدام برامج مكافحة الفيروسات
يعمل برنامج مكافحة الفيروسات على مراقبة ومنع الفيروسات المحتملة من إصابة أجهزتك، مما قد يؤدي إلى حدوث انتهاكات أمنية ضخمة للشركة.
- النسخ الاحتياطي لأهم بياناتك
في حالة حدوث خرق أمني وفقدت بيانات مهمة، فإن الاحتفاظ بنسخة احتياطية لاستعادتها سيوفر لك الكثير من الساعات وتكاليف الاسترداد، إذا كنت تستخدم برنامج المحامي الإلكتروني بابل لخدمات القانون بالفعل ، تتم عملية النسخ الاحتياطي هذه تلقائيًا.
- تجنب رسائل البريد الإلكتروني والمواقع الخادعة
سيحاول الكثير من المتسللين خداع موظفيك للنقر على روابط وهمية متخفية كشيء شائع مثل إشعار استرداد أمازون أو كشف حساب بنكي يمنح المتسللين الوصول إلى أجهزتك وتأمين البيانات.
سيقوم بعض المتسللين كذلك باستغلال أزمة COVID-19 العالمية لإرسال رسائل بريد إلكتروني مزيفة تتظاهر بأنهم مديرين تنفيذيين، ومصادر تعليمية لـ COVID-19 ، والمزيد.
- تأمين جهاز توجيه WiFi في منزلك
يمكن أن يساعد تحديث عدد قليل من الإعدادات على جهاز توجيه WiFi المنزلي في منع الوصول غير المصرح به من المتسللين، قامت شركة – Norton وهي شركة لمكافحة الفيروسات – بنشر قائمة تحقق رائعة لأمان WiFi المنزلي تستحق مشاركتها مع فريقك، الأهم من ذلك كله ، تأكد من تجنب شبكات WiFi العامة واستخدم شبكة وصول محمية بشبكة WiFi
كيفية التواصل الافتراضي مع العملاء من خلال برنامج المحامي الإلكتروني
المحامي الإلكتروني
علاوة على القدرة على التواصل بنجاح مع فريقك في الوقت الفعلي، تحتاج أيضًا إلى التفكير في أفضل طريقة للتواصل مع العملاء.
على الرغم من أنك لا تعمل من مبنى مكتبي حيث يمكن للعملاء الالتقاء بك شخصيًا، فإن هذا لا يعني أن المحادثات الوحيدة التي تجريها مع العملاء تكون عبر البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية.
سنقوم في هذا القسم بتفصيل كيفية إجراء مكالمات الفيديو بجودة عالية قدر الإمكان، وطرق مشاركة المعلومات مع العملاء بشكل استباقي وفي الوقت الفعلي، ومدى نجاح شركات ومكاتب المحاماة عن بُعد في معالجة هذه المشكلة حاليًا.
أفضل الطرق في الاجتماعات المرئية مع العميل
مع عقد اجتماعاتك الآن عبر مكالمة الفيديو، من المهم أن يقوم فريقك بإعداد مكاتبهم المنزلية لتعزيز التواصل بشكل واضح، إذا كان لديك مكتب في المنزل بالفعل، فهذا جيد – ولكن هناك احتمالية أن معظم الناس ليسوا كذلك.
قبل أن نتحدث عن تفاصيل حول كيفية تحسين إعداد مكالمة الفيديو، فإن الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها هي تشغيل الكاميرا، إذا كنت تستخدم برنامج Zoom، فتأكد من النقر على عبارة “start video” عند الانضمام إلى المكالمة:
إذا كان الهدف هو تشجيع المحادثات وجهًا لوجه، فمن الواضح أن وجود الكاميرا الخاصة بك أمر لا بد منه، تأكد من الأمور الثلاثة التالية عند إجراء اجتماعات فيديو لدى فريقك:
- تجنب الإضاءة الخلفية.
مهما كانت جمالية الصورة لديك، فإن كل ما يراه العميل هو صورة غامضة بسبب الضوء الساطع، حاول أن تضع نفسك بحيث تكون الخلفية بيضاء أو ذات لون فاتح، والضوء في مواجهة وجهك.
- الخصوصية والحد من عناصر الإلهاء.
ما نعنيه هنا هو الحد من العناصر المزعجة بصريًا من حولك: أرفف الكتب غير المنظمة، اللوحات أو أي شيء من شأنه جذب انتباه عميلك بعيدًا عنك عندما تتحدث، وتأكد حين تكون في المنزل أنك بعيد بما يكفي عن أصوات التلفزيون أو الأطفال وأنك في وحيد في الغرفة، بالرغم من ذلك ففي ظل جائحة كورونا سيقدر العملاء أنك تتحدث معهم من المنزل ويعون طبيعة الأمر.
إذا لم يكن من الممكن ببساطة الحد من الضوضاء والمشتتات خلفك، فيمكنك أيضًا إعداد صورة خلفية افتراضية مباشرة داخل برنامج zoom راجع هذا المقال
- استخدم ميكروفونًا واضحًا وعالي الجودة.
لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من قول العميل لك أن الصوت ليس واضح بما فيه الكفاية، وبدلاً من إضاعة الوقت في محاولة ضبط الصوت، جهز موظفيك بسماعات رأس مع ميكروفون عالية الجودة ، كلما كان الميكروفون أفضل، كان من الأسهل على العملاء سماع وفهم ما تقوله دون إضاعة الكثير من الوقت في محاولة ضبط الأمر.
قم بإعداد بوابة العميل لتوفير المعلومات وإلقاء نظرة على الخدمات المقدمة للعميل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
الآن أنت بحاجة أكثر من أي وقت مضى أن تكون شفافًا مع عملائك بشأن تقدم الخدمات الخاصة بهم والجداول الزمنية الرئيسية والخطوات التالية في أعمالهم، وكلما كنت شفافاً مع عملائك ، كان ذلك أفضل لك.
واحدة من أفضل الطرق للقيام بذلك هي عن طريق استخدام بوابة العملاء الخاصة ببرنامج بابل لخدمات القانون.
من خلال تلك البوابة يمكنهم الوصول إلى بياناتهم متى كانت لديهم أسئلة حول التواريخ والتقدم والإجراءات التي يتعين عليهم اتخاذها والمزيد، وبذلك فإنك ستمنح عملاءك راحة البال.
بدلاً من جلوسهم في انتظار اتصال من مكتبك أو شركتك أو إرسال بريد إلكتروني مع التطورات التي حدثت في خدماتهم، يمكن لعملائك الوصول إلى هذه البوابة وفقًا لجدولهم الزمني من منازلهم.
كن استباقيًا في عملية التواصل
بالطبع، يعد إعداد بوابة العميل جزءًا واحدًا فقط من إجراء أكبر، في الوقت الذي سيكون فيه عملاؤك قادرين على رؤية الإجراءات من خلال البوابة، فإن التوقع أن يفهموا كل شيء يرونه لن يكون صحيحاً، فهم ليسوا خبراء في القانون .
لهذا السبب من المهم التواصل مع عملائك إلكترونياً وفي كثير من الأحيان تحتاج إلى التواصل المباشر.
- إذا تغيرت حالة قضاياهم ، فتواصل معهم لإبقائهم على اطلاع.
- إذا كان يجب اتخاذ إجراء ما، فأخبر العميل في أقرب وقت ممكن.
- إذا تم تغيير الموعد النهائي أو تاريخ جلسة في المحكمة، فيجب على العميل سماعه منك أولاً.
- أظهر لعميلك أنك لا تزال موجودًا من أجله في كل خطوة، حتى عندما تعمل شركتك عن بُعد.
استخدم أدوات التوقيع الإلكتروني لإنشاء عملية توقيع مباشرة
في كثير من الأحيان، يكون الحصول على توقيعات من العملاء أكثر صعوبة مما يجب أن يكون، خصوصا إذا لم تتمكن من الالتقاء بهم شخصيًا للحصول على التوقيعات ، فإليك كيفية تنفيذ هذه العملية:
- ترسل مستندًا بالبريد الإلكتروني إلى عميلك – أو يتم إرساله بالفاكس
- يقوم العميل بطباعة المستند (إذا كان لديهم طابعة)
- يوقع العميل الوثيقة باليد
- ثم يقوم العميل بمسح المستند ضوئيًا (إذا كان لديهم ماسح ضوئي – سكانر)
- ثم يرسل لك الملف بالبريد الإلكتروني.
- تقوم انت بطباعة المستند
- ثم توقعه باليد
- ثم تقوم بمسحها ضوئيًا مرة أخرى
تحتوي العملية برمتها على العديد من الخطوات المتبادلة ما بينك وبين عميلك، وكذلك في امتلاك الأدوات المادية اللازمة لمواصلة تمرير المستندات ذهابًا وإيابًا، الحقيقة هي أن الكثير من الناس لا يمتلكون اجهزة مسح ضوئي أو جهاز فاكس.
بدلاً من ذلك، استخدم أدوات التوقيع الإلكتروني في برامج مثل DocuSign أو AssureSign للتوقيع اون لاين.
إذا كنت تستخدم برنامج بابل لخدمات القانون لإدارة ممارساتك القانونية، فيمكنك استخدام أداة مدمجة مباشرةً في النظام لجعل العملية أكثر سهولة لعملائك.
كيف سيتواصل مستخدمو برنامج المحامي الإلكتروني بابل لخدمات القانون الحاليون مع عملائهم
مع انتقال العالم إلى نظام العمل عن بُعد أولاً، أردنا أن نوفر لعملائنا الكثير من خيارات التواصل مع عملائهم حتى يتكيفون مع التحول الرقمي و العمل عن بعد.
- المناقشات والملاحظات والتعليقات ضمن الخدمة القانونية الواحدة.
- تبادل المستندات والملفات والوثائق.
- الربط مع خدمات Google مثل google calendar و google meet للاجتماعات أون لاين
- الربط مع برنامج ZOOM للاجتماعات اون لاين.
- نظام المحادثات والاجتماعات الكتابية الداخلي.
جعلنا الأمر أن تصل لعميلك عندما يريد الوصول إليك.
إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد حول كيفية مساعدة برنامج بابل لخدمات القانون لمكتبك أو لشركتك في إدارة التحول الرقمي ، فاطلب عرضًا اون لاين اليوم أضغط هنا لطلب إجماع أون لاين.
حان الوقت لاتخاذ الإجراءات
سواء كان مكتب المحاماة الخاص بك يعمل عن بعد لفترة مؤقتة فقط ، أو اضطررت إلى التكيف بسرعة مع الوضع الحالي، نأمل أن يكون هذا الدليل بمثابة مورد مناسب لمساعدتك في الانتقال من العمل التقليدي إلى العمل عن بعد.
دعنا نلخص بعض النقاط الرئيسية:
- قم بإعداد فريقك لتحقيق النجاح عند العمل عند بعد من خلال تزويدهم بالتكنولوجيا والأدوات المادية التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم الأفضل.
- لا تفرط في عمليات التواصل التقليدية، وتابع موظفيك بشكل آلي.
- كن مهتماً بشأن الحفاظ على التفاعل وجهًا لوجه.
- اتبع أفضل الممارسات في الاجتماعات المرئية لإنشاء تجربة مميزة لك ولفريقك وعملائك.
- يمكن أن تكون الأدوات السحابية أعظم أصولك عند التحول الرقمي و إدارة شركة أو مكتب محاماة عن بُعد.
إقرأ أيضاً
المقال المذكور أعلاه كان بعنوان : المحاماة الرقمية (الدليل الكامل للتحول الرقمي) .
