عالم التقنية مليء بالحلول البرمجية للقطاعات القانونية، أغلب الشركات التي تقدم تلك الحلول تقول أنها تقدم أفضل برنامج محاماة أو برنامج إدارة القضايا وقد تفي بعض هذه البرامج بالكثير من المتطلبات التي يحتاجها المحامي ، و لكن قد لا يكون البعض الآخر مناسبًا له. بالطبع هذا سيجعل من الصعب عليك تحديد أي منها يستحق وقتك وأموالك.
ما هو برنامج إدارة القضايا؟
التعريف البسيط لبرنامج إدارة القضايا هو أنه البرنامج الذي يسهل عملياتك اليومية ويدير جميع أو معظم جوانب العمل في مكتب المحاماة الخاص بك مثل سجلات العملاء والقضايا والمستندات والمواعيد والجداول الزمنية للجلسات وغيرها بالإضافة إلى الامور المحاسبية.
إذا كنت تحاول أنت و فريق العمل في مكتبك إدارة هذه الأمور يدويًا أو باستخدام عدة برامج مختلفة ، فإن امتلاك برنامج محاماة شامل يمكن أن يغير الطريقة التي تعمل بها تمامًا.
أفضل برنامج محاماة صحيح لمكتبك
أولاً ، من المهم أن تعرف أنه لا يوجد شيء أسمه ” أفضل برنامج محاماة ” . فالأفضل لك هو البرنامج الذي يعمل لصالحك ، ويلبي متطلباتك والتي قد تكون مختلفة عما يناسب مكتب محاماة أخر.
عندما تبحث عن أفضل برنامج إدارة القضايا ، من المهم أن تفكر في الأمور التي تحتاج فيها مساعدة في عملك . على سبيل المثال ، إذا كنت تصادف صعوبة في إدارة الملفات والمستندات ، فابحث عن برنامج يتمتع بقدرات استثنائية لإدارة المستندات . وإذا كانت فواتير الأتعاب نقطة ضعف في مكتبك ، فإن البرامج ذات المميزات الأفضل لفوترة الأتعاب سيكون لها التأثير الأفضل لديك.
كيف تبحث عن أفضل برنامج إدارة القضايا
مكتب محاماة الكتروني
عندما تقوم بالبحث عن أفضل برنامج محاماة يناسبك عليك إتباع مجموعة خطوات قبل إختيارك للبرنامج المناسب.
1- تحديد المشكلة
عندما تبحث عن برنامج إدارة القضايا الجديد لا تبحث عن البرنامج لمجرد أنك تريد الكمالية. بل يجب أن تكون هناك مشاكل تتطلع إلى حلها ، أو معلومات تحتاج إلى إدارتها أو عمليات تريد تشغيلها تلقائيًا . للعثور على أفضل برنامج إدارة القضايا، يجب أن تبدأ أولاً بتحديد طبيعة المشاكل الحالية.
أين تكمن المشاكل لديك في المكتب؟ ، حاول تعريف المشاكل والصعوبات بأكبر قدر ممكن من التفاصيل. ثم ابحث عن الأسباب الكامنة وراء مشاكلك وفكر في الحلول الممكنة.
2- تعيين مخطط سير العمل الحالي لديك
المنطق أن تبدأ كل عملية بحث عن برنامج المحاماة أو برنامج إدارة القضايا بفهم كامل للأدوات والميزات المطلوبة في المقام الأول. ولكن للأسف ، العديد من شركات ومكاتب المحاماة لا تفكر في هذا الأمر قبل شراء البرامج الجديدة ، مما يؤدي لاحقًا إلى خيبة أملهم.
لذلك عليك التفكير في سير عملك اليومي وقم بتدوين قائمة بجميع الأنشطة والمعلومات المستخدمة.
- ما هي أنشطتك اليومية؟
- ما هي أنواع الأنشطة التي تتبعها؟
- كيفية تتعقب هذه الأنشطة؟
- ما نوع المعلومات التي تجمعها وتحافظ عليها؟
- كيف تدير هذه المعلومات؟
- من الذي لديه حق الوصول إلى هذه المعلومات؟
- ما هو حجر العثرة في عملك اليومي؟
- كيف يمكن تسهيل أعمالك؟
اطرح نفس الأسئلة من كل شخص لديك في المكتب ، مع فحص مخطط سير العمل بدقة. ثم استفسر عن المهام التي تسبب مشاكل واسأل عن رأيهم حول كيفية تسهيل العمل الحالي.
الآن و بعد أن قمت بتخطيط سير العمل الحالي للمكتب ، قم بعمل قائمة بجميع الأنشطة التي نفذتها بنفسك أو مع فريق العمل . إنها طريقة مؤكدة لضمان قيامك بتحليل كل جانب مهم من جوانب العمل.
3- ابحث عن أفضل برنامج إدارةالقضايا لحل مشاكلك
شركات التقنية المحترفة من المفترض أن تقوم بعمل دراسة شاملة بالاعتماد على مصادر معلومات متعددة عند بناء الحلول البرمجية للشركات، ولكن للأسف عادةً ما تطور شركات التقنية منتجاتهم بالإستناد إلى عملية تجارية واحد أو مشكلة واحدة تحتاج إلى معالجة. ومن ثم تقوم بتطبيق هذا الحل على جميع الأنشطة المشابهة، مثل برامج ادارة مكاتب المحاماة.
تتمثل فكرة تقديم الحلول التقنية لمشاكل سير العمل الحالي في اكتشاف أجزاء عملك التي تحتاج إلى معالجة أو تسهيل باستخدام أداة أو مجموعة ادوات ضمن برنامج واحد أو برامج متعددة.
و من أجل تحديد البرنامج بشكل مبدئي يقوم بتقديم حلول لمشاكلك ، اتبع الخطوات التالية:
- استكمل قائمة الأنشطة بالمشكلات المحددة مسبقًا لربط المشكلات الحالية لشركتك بالأنشطة اليومية . يساعدك هذا في معرفة الحلول التقنية التي تحتاجها من برنامج المحاماة الجديد.
- تعرف على جوانب عملك التي تحتاج إلى إدارتها باستخدام برنامج المحاماة الجديد وقم بعمل قائمة بالمشكلات التي يجب أن يقوم برنامج إدارة القضايا الجديد بحلها.
- عند البحث عن أفضل برامج المحاماة ، ابحث عن منتج يعالج جميع أو معظم مشاكل الأقسام في مكتبك.
هل تبحث عن حل سريع لتوفير الوقت؟ إتصل بنا اليوم.
4- هل تحتاج إلى برنامج إدارة القضايا واحد أو أكثر؟
من المرجح أن تستخدم أعمال مكاتب المحاماة المتنامية البرامج من أجل:
- إدارة علاقات العملاء (CRM)
- الفواتير والمصروفات.
- أتمتة عمليات التسويق
- أتمتة البريد الإلكتروني.
- تتبع المبيعات.
- أتمتة القضايا والخدمات القانونية.
- ادارة الجلسات والمهام.
- إدارة شؤون الموظفين HR.
- تتبع الوقت.
- التقويم.
- مشاركة الملفات
قد تكون هذه القائمة أطول. ولكن تذكر أنه في بعض الأحيان لا يمكنك دائمًا إدارة جميع أجزاء عملك باستخدام حل برمجي متخصص واحد ولكن يمكنك دمج الأدوات مع بعضها البعض. وقدر المستطاع حاول الحد من عدد الأدوات المختلفة المستخدمة.
لا تضع متطلبات غير قابلة للتحقيق لحل برمجي واحد ولكن ركز على حل مشكلة واحدة في وقت واحد.
5- هل تحتاج حقًا إلى برنامج إدارة القضايا أو محاماة جديد؟
إذا كنت تستخدم برنامج محاماة حالياً، تقييم أدواتك الحالية فيه. هناك احتمال كبير أنك لا تستفيد من البرنامج سوى من بعض العمليات البسيطة التي يوفرها لك ، مما يعني أن المشكلات التي تحتاج إلى حل جديد لها لا يمكن حلها بالفعل باستخدام الأدوات الحالية أو أنها لم تعد ضرورية أو أن البرنامج الحالي تنقصه الكثير من الادوات المساندة.
تؤدي إدارة العديد من العمليات باستخدام حل واحد إلى زيادة فعالية سير العمل كلما اعتدت على استخدام الأداة.
سبب آخر لاستخدام أقل عدد ممكن من الحلول البرمجية المختلفة هو تحسين الطريقة التي تدير بها معلومات العمل المهمة . يمكن أن يستغرق نقل البيانات بين البرامج المختلفة وقتًا طويلاً ، مما يعني أنه عند الإمكان ، من الأفضل استخدام حل شامل يغطي أكثر من جانب واحد من جوانب عملك.
إذا قررت استخدام برامج وأدوات متعددة لإدارة أجزاء مختلفة من مكتبك ، فمن المهم التحقق مما إذا كان يمكن مزامنة المعلومات بينها. يمكنك الاستفسار عن عمليات الدمج أثناء عملية البحث عن برنامج إدارة القضايا الجديدة عن طريق الاتصال بمطور البرنامج.
6- هل لديك متطلبات أخرى؟
من الضروري التفكير في كافة التفاصيل مهما كانت بسيطة قبل شراء برنامج محاماة أو برنامج إدارة القضايا. بمجرد أن تقوم بتحليل مشاكل العمل لديك ، و خطة سير العمل ، وأفضل الحلول ، فكر في المزيد من المتطلبات.
للعثور على أفضل برنامج محاماة ، قم بإنشاء قائمة بالمتطلبات الأساسية الإضافية بما في ذلك التصميم ، وتجربة المستخدم ، والتكامل مع البرامج الأخرى ، وخيارات التعاون ، والسعر ، وما إلى ذلك .
7- ناقش الزملاء؟
من الممكن أن يكون هناك حل برمجي أنيق المظهر قد يرضي العين ، إلا أن هناك الكثير الذي يجب مراعاته عند الاستعداد لشراء أدوات عمل إضافية. من المهم النقاش مع فريق العمل خلال عملية اتخاذ القرار والتأكد من استفادتهم من الحلول البرمجية الجديدة.
قم بعقد اجتماع مع جميع الموظفين في المكتب والاستفسار منهم عن اهتماماتهم الرئيسية والحلول التي يبحثون عنها، قدم لهم أيضًا قائمة المشكلات التي حددتها واسألهم عن رأيهم في العثور على برنامج إدارة القضايا المناسب.
إن طلب رأي الجميع يساعد في معالجة الشعور بأن القرارات الرئيسية قد تم اتخاذها من قبل الإدارة العليا دون مراعاة الاحتياجات الفعلية للإدارات. علاوة على ذلك ، فإنه يضمن أنك ستجد برنامجًا يستجيب لتوقعات الجميع.
الآن ، يجب أن تفهم تمامًا جميع الضروريات والمتطلبات التي يجب أن تتناولها الحلول في برنامج المحاماة الجديد.
8- مقاومة الإستخدام
غالباً ما يكون إستخدام برامج المحاماة الشاملة صعبًا لدى البعض. وقد يؤدي هذا إلى مقاومة استخدام برنامج إدارة القضايا الجديد وقد ينتهي الأمر بفريق العمل باستخدام نفس الأدوات القديمة و Excel لتنظيم سير العمل والبيانات – ومن ثم يضيع الكثير من الوقت.
لذلك عليك أن تدير عملية مقاومة الإستخدام بأفضل الطرق.
مثلاً :
- عليك البحث عن برنامج محاماة شامل لديه نظام صلاحيات واسع لتحديد أدوار كل قسم و مهام كل موظف بشكل دقيق حتى لا يمل الموظف من كم المعلومات الهائل المطلوب منه.
- قد تجد أن بعض الادوات في برنامج المحاماة الشامل غير ضرورية، ولكنك لا تعرف فإنك قد تحتاجها في يومٍ ما. وبدل من ان تعود لشراء برنامج محاماة شامل ركز بحثك على البرامج التي توفر لك تعطيل أو تشغيل مجموعة الأدوات غير الضرورية.
- بعض برامج المحاماة تلزم المستخدم بإدخال معلومات قد تكون غير ضرورية في نظر المحامي. لذلك تأكد أن تستخدم برنامج محاماة يتميز بمرونة عالية في إستخدام الحقول وتوظيفها بأبسط الطرق.
9- ما هو المبلغ الذي ترغب في إنفاقه؟
لا يمكن تقديم حل برمجي عالي الجودة مقابل رسوم رمزية . قبل أن تبدأ في البحث عن برنامج محاماة جديد ، ضع في إعتبارك هذا الأمر قبل مناقشة موضوع التسعير لبرامج المحاماة المتواجدة في السوق الرقمي.
للأسف أن الصورة النمطية عن موضوع البرمجة والتطوير في السوق الرقمية العربية هو صورة خاطئة 100% . والسبب في ذلك هو وجود بعض الأفراد أو المؤسسات الصغيرة التي تنتج حلول برمجية رديئة أو تعتمد على حلول برمجية جاهزة وغير آمنة. ولكثرة هذا النوع في السوق الرقمي تكونت تلك الصورة النمطية الخاطئة. الأمر مشابه تماماً لسوق المحاماة، ومتطفلوا السوق القانوني من غير المختصين الذين يزاحمون المحامين في المحاكم والجهات القانونية. وبسببهم تضيع حقوق الناس.
لذلك عليك أن تفكر في المشكلات التي سيحلها لك برنامج إدارة القضايا- ما قيمة هذه المميزات لمكتبك؟
ماهي قيمة التوفير التي سيقوم برنامج المحاماة بتوفيرها لك؟
ماهو حجم الفائدة الذي سيعود عليك باستخدامك لبرنامج محاماة دون آخر؟
إن أكبر خطأ يقع فيه بعض المحامين هو تقييم البرنامج على أساس السعر لا على أساس الحلول، الكثير من المحامين وبعد إستخدام بعض برامج محاماة معينة لمدة سنة أو نحوها، يعودون للبحث عن برامج محاماة أخرى لإن برنامج المحاماة الحالي لم يلبي متطلباتهم ويقعون ضحية كلمات تسويقية رنانة . والسبب أنهم قاموا بشراء برنامج المحاماة الحالي بالنظر لقضية التسعير لا الحلول أو الجودة.
في المقابل، يجب أن يكون سعر برنامج إدارة القضايا الحالي منطقي وغير مبالغ فيه. حيث أن غالبية مكاتب المحاماة تعتبر من القطاعات المتوسطة والصغيرة، والمبالغة في تسعير برنامج إدارة القضايا عليهم من الطبيعي أن يعود بنتيجة عكسية على البرنامج.
