مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs لمكاتب وشركات المحاماة

في الغالب يقع الكثير من أصحاب وملاك مكاتب وشركات المحاماة المشغولين في أعمالهم في مشكلة (الاهتمام بالعمل على حساب العمل)، قد تبدو الجملة غير مفهومة للوهلة الأولى، ولكننا نعني هنا “الاهتمام في القضايا على حساب تطوير الأعمال”، وهو أمر يتكرر كثيراً في مهنة المحاماة، قد ينظر المحامي إلى الاهتمام والانشغال بالقضية ذاتها أمراً رائعاً، ولكن! ماذا بعد ذلك؟! إلى أين ستذهب بكل هذا الاهتمام؟ هل ستصل به إلى أهدافك وتدفع بمكتبك أو شركتك للتقدم إلى الأمام؟ إذا كنت لا تستطيع أن تقول “نعم”، فقد حان الوقت لإجراء التغيير.

لكي تنجح حقًا وتنمو شركتك، يجب أن تكون قادرًا على:

• تحديد النقاط التي تحتاج إلى تطوير وإيجاد الحلول لها.
• التعرف على ما يعيقك عن تحقيق أهدافك ويوقفه في مساراته.
• انتبه واحتفل مع فريقك بتحقيق الأهداف.

 

أفضل طريقة لتحقيق كل ذلك هي تتبع وقياس بيانات مكتب أو شركة المحاماة الخاصة بك ومؤشرات الأداء الرئيسية. (KPIs)

تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية  (KPIs) في جعلك أنت وفريقك على إحساس بالمسؤولية، وتوفر دليلًا قويًا على أن جهودك تسير في الاتجاه الصحيح أم لا.

ولكن تذكر: قد لا تتحقق مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)  التي تحددها اليوم في غضون شهر أو ثلاثة أشهر من الآن، لذلك كن منفتحًا لإجراء التعديلات حسب الحاجة.

 

في هذا المقال ستقرأ :

• ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية لمكاتب وشركات المحاماة (KPIs)؟
• كيفية استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتنمية مكاتب وشركات المحاماة إستناداً على البيانات.
• كيفية الحصول على مصادر بيانات لمكاتب وشركات المحاماة وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بك.

 

ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية في مكاتب وشركات المحاماة (KPIs)؟

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي مجموعة مقاييس تستخدم لقياس أهداف محددة في جميع مجالات مكتب المحاماة الخاص بك مثل الشؤون المالية، والتسويق وتطوير الأعمال والمزيد.

يتيح لك قياس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وتتبعها بما يلي:

• مراقبة حالة مكتب أو شركة المحاماة الخاصة بك:تتيح لك مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) معرفة مدى جودة أداء شركة المحاماة الخاصة بك.

على سبيل المثال، تجعل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) من السهل عليك أن تتبع أموالك ومقدار نمو شركتك بشكل شهري.

وتتيح لك رؤية المشكلات والنجاحات بسرعة حتى تتمكن من اتخاذ إجراء من خلال إنشاء أهداف جديدة أو إعادة توجيه جهود فريقك.

• تبسيط عملية اتخاذ القرار: مسلحًا بالمعلومات المذكورة أعلاه، يمكنك اتخاذ قرارات مدروسة وعقلانية لكل شيء في عملك.

ليس عليك أن تخمن ما إذا كان قرارك صحيحاً أم لا، بدلاً من ذلك، يمكنك (ويجب) قياس جميع المتغيرات لاتخاذ القرار الأفضل لمستقبل مكتبك أو شركتك.

• تتبع النجاح: من خلال تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بك، يمكنك تتبع المكاسب الخاصة بك.

تسهل عليك مراقبة بيانات مكتب أو شركة المحاماة تحفيز موظفيك بعد العمل الشاق، عندما يكون المقابل أرقاماً إيجابية، يستفيد الجميع.

 

نحن ندرك أن سرد جميع المزايا والفوائد سيولد نوعاً من الخوف والتساؤلات من تلك البيانات، فالمحامي ذهب إلى كلية الحقوق، وليس كلية إدارة الأعمال، ومع ذلك، فإن تتبع وقياس بيانات مكتب أو شركة المحاماة الخاص بك ليس بالأمر الصعب كما يبدو.

اسمح لنا أن نريك كيف تبدأ

كيفية استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتنمية مكاتب وشركات المحاماة إستناداً على البيانات

قبل أن نتعمق أكثر، خذ بعض الوقت للنظر في أهداف عملك، هذه الأهداف هي أساس استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتنمية مكتبك أو شركتك،  تتضمن بعض الأمثلة على أهداف مكتب المحاماة ما يلي:

• تعيين موظف جديد.
• زيادة الإيرادات.
• تقليل مصاريف العمل.
• تحسين تجربة ورضا العميل.
• إنشاء وإطلاق خدمات قانونية جديدة.
• تعزيز الوضع المالي.

تذكر أن أهدافك يجب أن تكون ذكية :S.M.A.R.T

• S-Specific محددة.
• Measurable-M وقابلة للقياس.
• Attainable-A وقابلة للتحقيق.
• R-Relevant ملائمة
• T-Time-bound ومحددة زمنياً.

بمجرد أن يكون لديك أهداف واضحة ومحددة، قم بتعيين مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس نجاحك.

 

أنواع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لمكاتب وشركات المحاماة الناجحة

يمكن أن تغطي مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) جميع جوانب العمل لديك ، بما في ذلك الموارد المالية وتحسين تجربة ورضا العملاء والتسويق وتطوير الأعمال.

 

الموارد المالية

هل ترغب في زيادة إيراداتك أو تحسين الوضع المالي لمكتب أو شركة المحاماة الخاصة بك؟ ستحتاج إلى تتبع بعض مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المالية، بما في ذلك (على سبيل المثال لا الحصر):

• الأرباح.
• قيم الفواتير.
• الذمم المدينة.
• النفقات.

بغض النظر عن أهدافك، نوصيك بتتبع بعض البيانات المالية الأساسية لمراقبة الوضع المالي لمكتبك أو شركتك.

لتحقيق نجاح سريع، قم بحصر مؤشرات الأداء المالية (KPIs) الخاصة بك إلى أهم خمسة أرقام مالية تحتاجها لفهم عملك.

رضا العملاء

عملاؤك هم أثمن أصولك، يتطلب نجاح أعمالك أن تراقب مقاييس معينة تشمل عملائك.

ترتبط مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لرضا العملاء بالعديد من أهداف نمو مكاتب وشركات المحاماة، مثل زيادة الإحالات وبالتالي زيادة الإيرادات (سعادة العميل تعني الولاء لك) وتحسين تجربة العميل بشكل عام.

تتضمن بعض أمثلة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي يجب تتبعها ما يلي:

• صافي نقاط الترويج (NPS).
• معدل الاحتفاظ بالعملاء.
• سرعة إغلاق الصفقات، يتضمن ذلك (الخدمات القانونية التي تقدمها للعميل مثل القضايا).

تقيس درجة صافي نقاط الترويج (NPS) ما إذا كان عملاؤك الحاليون أو السابقون سيوصون الآخرين بخدماتك القانونية. من المرجح أن يشعر العميل بالرضا بذلك. غالبًا ما يتم جمع هذا المقياس باستخدام استطلاع رأي العميل عند التسليم النهائي لخدماتك.

يمكن أن تمنحك المقاييس الأخرى مثل سرعة إغلاق الصفات ومعدل الاحتفاظ بالعملاء نظرة ثاقبة حول مدى رضا عملائك بالخدمات التي تقدمها لهم.

هل لديك صافي نقاط الترويج (NPS) أقل مما تتوقع؟ هل تخسر عملاء؟ إذا كان الأمر كذلك، فإن رضا العميل منخفض لديك ويجب اتخاذ إجراءات لتحسينه.

 

التسويق وتطوير الأعمال

هل تعمل إستراتيجيتك التسويقية الحالية بشكل فعال؟ بدون قياس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، لا توجد طريقة لمعرفة ذلك.

من خلال تتبع مقاييس التسويق لمكتبك أو شركتك، يمكنك رؤية أداء إستراتيجيتك التسويقية والتعديل عند الحاجة. تتضمن بعض هذه المقاييس ما يلي:

• حركة المرور (الزيارات) إلى الموقع الإلكتروني الخاص بك.
• عدد العملاء المتوقعين.
• معدلات التحويل (تحويل العميل المتوقع إلى عميل فعلي).
• عائد الإستثمار (ROI).

على سبيل المثال، إذا رأيت أن حركة المرور (الزيارات) على موقعك الإلكتروني تتجه نحو الأسفل، فقد يؤدي بعض المحتوى الجديد إلى حل المشكلة.

أو، إذا رأيت معدلات تحويل العملاء المتوقعين إلى عملاء فعليين منخفضة مع ارتفاع حركة المرور (الزيارات) إلى موقعك الإلكتروني، فإن موقعك الإلكتروني لا يدفع العملاء المحتملين للاتصال بك، قد تحتاج إلى تحديث موقعك أو العبارات الواردة به لحث العميل المتوقع على اتخاذ إجراء.

• ملاحظة: للأسف هناك إهمال كبير من بعض المحامين في قضية المواقع الإلكترونية لهم، حيث أننا نلاحظ أن البعض منهم يستخدم صفحات Google المجانية، أو بعض مواقع التطوير المجانية لينشئ صفحة له على الأنترنت، والبعض الأخر يهمل الموقع لسنوات طويلة دون عمل تحديث له أو محتواه، كن على يقين أن أول ما ينظر له العميل المتوقع هو موقعك الإلكتروني.

 

يسير التسويق وتطوير الأعمال جنبًا إلى جنب، لأن كلاهما مهم لتحقيق أهداف النمو على المدى الطويل.

تتضمن بعض الأمثلة على مقاييس تطوير الأعمال التي يجب تتبعها ما يلي:

• عدد العملاء الجدد كل شهر.
• تسعير المنافسين.
• المدى الزمني لدورة المبيعات.
• عدد العملاء المتوقعين الذين يتحولون إلى عملاء فعليين.

 

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) للربحية والنسب المالية لمكاتب وشركات المحاماة

يجب أن يكون لدى كل مكتب أو شركة محاماة استراتيجية مالية  طويلة الأجل ونموذج ربحية.

في الواقع، أي عمل صحي لديه خطة مكتوبة لتوقع الإيرادات والمصروفات وصافي الربح والاحتياطيات النقدية، لضمان متابعة خطتك، تتبع ربحية مكتبك أو شركتك ومؤشرات الأداء الرئيسية المالية (KPIs).

5  مؤشرات أداء مالية (KPIs) رئيسية يجب على شركتك تتبعها

لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية المالية (KPIs) المنطقية، نوصي بالعمل مع محاسب لمساعدتك في ترسيخ أهدافك بناءً على ما هو صحي لمكتبك أو شركتك، ثم حدد المؤشرات المالية التي تناسب تلك الأهداف.

حتى تبدأ، إليك خمسة مؤشرات أداء رئيسية مالية (KPIs) يجب أن تعرفها في جميع الأوقات للحكم على صحة شركتك المالية:

1. نسبة الربح: يوضح هذا الرقم النسبة المئوية للأرباح من إيراداتك، الهدف المناسب لك هو 10-15 % بعد خصم كامل المصروفات، والأمر نسبي، ولكن عليك أن تواكب معدل التسعير لدى المنافسين فلا تبالغ ولا تقلل من قيمة الخدمة التي تقدمها.
2. الديون والحسابات المستحقة خلال 30 يوما: يسمح لك هذا المقياس بمشاهدة عرض عالي المستوى لمقدار الأموال المستحقة الدفع لك حاليًا من قبل عملائك، كلما قل هذا الرقم، زادت السيولة التي تحصل عليها لشركتك.
3. النقد في الصندوق: سواء في جيبك أو في حسابك المصرفي، يشير النقد المتوفر إلى المبلغ النقدي المتاح لديك للاستخدام، الهدف الثابت هو 30-90 يومًا من تغطية نفقات التشغيل لمكتبك أو شركتك.
4. نسبة العمالة: يتعلق هذا المقياس بمصروفات الرواتب الإجمالية لمكتبك أو شركتك كنسبة من إجمالي مبيعاتك، ضع هدف ما بين 30-33 % مثلاً.
5. معدل الإنجاز (الرسوم المحصلة): أخيرًا، معدل الإنجاز الخاص بك هي الرسوم المحصلة في فترة محددة، عادةً شهر، يجب أن يكون هدفك هنا 95 بالمائة أو أكثر.

 

كيفية الحصول على مصادر بيانات مكاتب وشركات المحاماة وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بك؟

هناك الكثير من المعلومات التي يجب معالجتها، خاصة إذا كنت جديدًا في موضوع مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs.

فالجزء الأصعب هو معرفة نقاط البيانات الأكثر أهمية لمكتبك أو شركتك وأيها مجرد فائض لا قيمة له.

سهل الأمر على نفسك عن طريق البدء على نطاق صغير:

• حدد ثلاثة أسئلة عمل: بناءً على أهدافك، اختر ثلاثة أسئلة عمل تريد الإجابة عليها وابحث عن طريقة لقياسها، على سبيل المثال، قد يكون أحد أسئلتك، “كم عدد العملاء الجدد الذين أستقبلهم كل شهر” أو” ما مقدار الإيرادات الشهرية التي أحتاجها للوصول إلى هدفي السنوي؟” حدد المقاييس التي ستساعدك في الإجابة على هذه الأسئلة.
• خطط لنظام للتحديث والتعقب: بمعنى كيف يمكن تتبع المقاييس الخاصة بك؟ كم مرة سوف تلتقط نتائج تلك المقاييس؟ من سيكون مسؤولاً عن تعقب المقاييس والأهداف؟ ضع خطة يمكنك الالتزام بها للسير نحو الهدف.
• قم بالقياس أسبوعيا: نوصي بتجميع بياناتك أسبوعيًا ومقارنتها مع بياناتك السابقة.

 

التقاط وتنظيم بيانات مكاتب وشركات المحاماة

هناك العديد من الطرق لالتقاط بياناتك، اعتمادًا على النقاط التي تختارها، على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتتبع العملاء المتوقعين من الموقع الإلكتروني الخاص بك أو حركة المرور (الزيارات) عبر الإنترنت، فيمكن لبرنامج Google Analytics التقاط هذه المقاييس لك، قد تحتاج المقاييس الأخرى مثل عدد العملاء الجدد كل أسبوع إلى التقاطها يدويًا أو عبر برنامج محاماة متخصص مثل برنامج بابل لخدمات القانون.

المفتاح هو تنظيم بياناتك لتجنب وجود أرقام في أماكن مختلفة حتى تتمكن من الحصول على رؤى من أرقامك ببساطة وبسرعة، بالإضافة إلى ذلك، يسهل على فريقك تصور البيانات عندما تكون منظمة بشكل جيد.

إذا لم يكن لديك بعد مستودع مركزي لوضع بياناتك، فإننا نوصي بإنشاء مستند جديد أو جدول بيانات يمكن لفريق العمل في شركتك الوصول إليه وتحديثه، على سبيل المثال، ضع في اعتبارك استخدام جدول بيانات Excel على محرك أقراص مشترك أو من خلال Google Sheet.

“يساعدك برنامج محاماة بابل لخدمات القانون في أتمتة تلك العمليات بشكل فعال للغاية”.

مسؤولية فريق العمل ومؤشرات الأداء الرئيسية لنجاح مكاتب وشركات المحاماةKPIs

إذا كان لديك فريق عمل، فأنت لست وحدك في تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs الخاصة بشركة المحاماة، ضع في اعتبارك إعطاء كل من عضو في فريقك مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة به، ثم قم بتحفيزهم على العمل الجاد عندما يصلون إلى هدفهم.

نتيجة لذلك، سيشعر فريقك بالمسؤولية عن نجاح شركتك، ورفع معنوياتهم مع مساعدتك في تحقيق أهدافك.

مراجعة مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs لشركة المحاماة ونقاط البيانات

لا يكفي جمع البيانات – يجب أن تفعل شيئًا بها.

راجع مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs ونقاط البيانات مع فريقك في الاجتماعات الأسبوعية، خصص جزءًا من جدول أعمال فريقك لمناقشة ما يمكن فعله لتحسينه مع الاحتفال أيضًا بالأهداف المحققة، قم بتدوين ما ينجح وما لا ينجح لإنشاء خطة قابلة للتنفيذ للمضي قدمًا.

قد تبدأ في التساؤل عما إذا كان لديك الوقت – أو حتى مجموعة المهارات – لإدارة كل شيء قمنا بوضعه هنا، بالإضافة إلى إدارة عبء قضايا العميل وإدارة العمليات اليومية لشركتك، وقد تفكر أيضًا في تعيين موظف متخصص لجمع البيانات وتحليله، في حين أن هذا يعد حلاً رائعًا لمكاتب وشركات المحاماة الكبيرة التي تجمع العديد من نقاط البيانات، فإننا نعتقد أن هذا غير ضروري عندما تبدأ لأول مرة.

يجب أن تكون على دراية بأرقام مكتب المحاماة الخاص بك، عليك أن تعرف ما الذي تتبعه ولماذا، اجعل تتبع وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs مكاتب وشركات المحاماة الخاص بك كأولوية، حدد موعدًا كل أسبوع لتجمع كل شيء معًا، قم بتعيين بند في جدول الأعمال في اجتماعك الأسبوعي لمناقشة الأرقام وأي بنود عمل تنبع منها.