إدارة المشاريع القانونية للمحامين

على الأغلب أنك درست مجال القانون بعيداً عن أنظمة الإدارة. وإذا كنت تدير او تعمل في شركة او مكتب محاماة حتماً أنك ستكون على اتصال مباشر بالعمليات الإدارية. هذه الأمور مدعاة لاستخدام تقنية إدارة المشاريع القانونية. وفي هذا المقال، سنحدد فوائد تقنية إدارة المشاريع القانونية، وأهمية الاستثمار في برنامج محاماة يتكامل مع نظام إدارة العمل القانوني الخاص بك، وكيفية اختيار أفضل الأدوات.

ما هي تقنية إدارة المشاريع القانونية

بالنسبة للعاملين في مجال الإدارة والمبيعات والتسويق، فإن أدوات إدارة المشاريع ليست شيئًا جديدًا. برامج إدارة المشاريع مستخدمة لدى معظم الشركات منذ أكثر من 15 عام.

ولا عجب أن بعض الصناعات قد استفادت من براعة تقنية إدارة المشاريع القوية.  المستخدم العادي يمكنه تقليل الوقت الذي يقضيه في الاجتماعات وإدارة المهام غير المنتجة بنسبة 18٪.

تسمح أدوات إدارة المشروع، بما في ذلك تقنية إدارة المشاريع القانونية، للمستخدمين بتخطيط وتفويض العمل في مكان واحد مع المهام والمهام الفرعية والمجلدات والقوالب ومهام سير العمل والمزيد. ستوفر أفضل تقنية قانونية لإدارة المشاريع لفريقك مزيدًا من التحكم والرؤية في كل من مشاريع العملاء الكبيرة وخطوط الأنابيب اليومية مثل المدفوعات واستقبال العملاء.

 

فوائد تقنية إدارة المشاريع القانونية

كما نعلم، يتحمل المحامون في الشركات والمكاتب الصغيرة العديد من المهام. ومع حدوث الكثير من الأمور، وغالبًا ما يكون هناك القليل من الوقت للتركيز على خدمة العملاء، والاضطلاع بأعمال مدفوعة الأجر، وفي النهاية ممارسة العمل القانوني كما ينبغي للمحامي أن يعمل. وبالتالي فإن إدارة المشروع القانونية تعتبر نعمة، خاصة لشركات ومكاتب المحاماة الصغيرة. باستخدام تكنولوجيا إدارة المشاريع القانونية، سيتمكن الموظفون في مكتبك أو شركتك من:

• إدارة القضايا والخدمات القانونية بشكل أكثر فعالية وكفاءة.
• تبسيط سير عمل القضايا والخدمات القانونية الأخرى.
• اكتساب رؤى حول عبء العمل والوقت الذي يقضيه في القضايا وبقية الخدمات القانونية.
• فهم أفضل للتكاليف المرتبطة بالقضايا والخدمات القانونية.
• تحسين التعاون والعمل الجماعي في شركة أو مكتب المحاماة.
• تقليل الوقت الذي يستغرقه الموظفون الجدد للانضمام.

 

و فيما يلي نوضح بالضبط كيف يمكن لتقنية إدارة المشاريع القانونية أن تدعم سير عملك اليومي والنمو على المدى الطويل.

 

تحديد الأزمات

نادرا ما تكون إدارة القضايا والخدمات القانونية خالية من العيوب ولا بد أن تظهر بعض الأزمات. المفتاح هو أن تكون قادرًا على رؤية مكان حدوث الإشكالات بشكل استباقي حتى تتمكن بحل المشاكل بشكل سريع. تمنحك تقنية إدارة المشاريع القانونية نظرة شاملة لجميع أنشطة مكتبك أو شركتك حتى تتمكن من معرفة متى يتم تعليق المشاريع وأين يتم تنفيذ الأعمال المتراكمة. على سبيل المثال، إذا لم يتم استلام الدفعة، ستوفر لك أداة جيدة لإدارة المشروع نظرة ثاقبة على الصورة الكاملة لسير العمل. ربما لم يتم إرسال رسالة تذكير الدفع عبر البريد الإلكتروني إلى العميل.

 

الحفاظ على التنظيم

تتطلب إدارة شركة أو مكتب محاماة في يومنا هذا الكثير من الأمور غير الثابتة. يُطلب من موظفيك تولي عدد لا يحصى من المهام، قد يظهر بعضها في اللحظة الأخيرة مع مواعيد نهائية صعبة التنفيذ. يمكن أن تكون مشاريع أخرى طويلة الأجل ذات معالم أسبوعية. العمل الذي يواجه العميل سيكون له دائمًا تقلباته. لذلك، هناك حاجة أكبر لتكنولوجيا إدارة المشاريع للمساعدة في الحفاظ على تنظيم فريقك بالكامل.

 

حفظ الوقت

يمكن القول إن الوقت هو أثمن سلعة في شركات ومكاتب المحاماة. كلما كان لديك المزيد من الوقت، يمكن تخصيص المزيد من أجل بقية الأعمال. من خلال استخدام تقنية إدارة المشاريع الحالية، يمكن بسهولة تحديد وبناء تدفقات عمل معقدة يتم تحديثها تلقائيًا عند اكتمال المهام. إن القيام بذلك يدويًا سيكلفك وقتك وأموالك.

بينما قد تفكر في تعيين مدير مشروع قانوني، قد يكون عائد الاستثمار منخفضًا إذا كنت شركة أو مكتب محاماة صغير. وآخر شيء تريد القيام به هو دفع العمل في إدارة المشروع لموظفيك القانونيين المشغولين بالفعل بخدمات أخرى، أو المخاطرة بإرهاق المحامين من خلال تحمل ذلك على نفسك. لا شك أن الاستعانة بمصادر خارجية لها تكاليف أخرى، ولكن عندما يتم ذلك بشكل استراتيجي، يمكن أن يوفر وقت شركتك ويدعم الأنشطة المدرة للدخل.

 

إدارة الموارد المتوازنة

يمكن أن يصبح عمل إدارة الموارد فوضويًا، خاصةً مع الطلبات اليومية التي يتم ترشيحها في مكاتب المحاماة. ستمنحك تقنية إدارة المشاريع القانونية تحديثات في الوقت الفعلي حول أعباء العمل لموظفي مكتب المحاماة الخاص بك حتى تتمكن من تخصيص العمل بفعالية، واتخاذ أفضل القرارات لخطة نمو شركتك. على سبيل المثال، إذا كان محاميك الأعلى غارقًا في مهام البحث القانوني، فقد يكون الوقت قد حان لتوظيف مساعد قانوني يمكنه دعمهم.

 

تحسين التعاون

تُبقي تكنولوجيا إدارة المشاريع القانونية الجميع ضمن الحلقة وتضمن أن يعرف كل من يشارك في المشروع ما يجب العمل عليه، وذلك بفضل قوائم المهام والأولويات. بهذه الطريقة، لا يمكنك البقاء على اتساق مع الفريق فقط، بل أيضًا التركيز على التسليم المستمر والسريع لعمل العميل.

 

أفضل تكنولوجيا لإدارة المشاريع

 

هناك الكثير من الأنظمة والتطبيقات التي يمكن إستخدامها في إدارة المشاريع على سبيل الذكر لا الحصر

Trello وهو نظام لإدارة المهام، و Evernote و Apple Notes و Notion و Google Keep لإدارة الملاحظات, و zoho  و odoo  و Monday  لإدارة علاقات العملاء، كل هذه التنقيات هي عبارة عن تقنيات سحابية، ولكل منها مميزاته وعيوبه .

تكنولوجيا إدارة المشاريع التي تتكامل مع برنامج المحاماة

عند مقارنة تقنيات إدارة المشاريع المختلفة، تأكد من إعطاء الأولوية لقدرة الأداة على التكامل مع برنامج المحاماة الذي تستخدمه. على سبيل المثال، يمتلك برنامج محاماة بابل المزامنة مع أغلب تلك التقنيات.

مع أننا وفرنا في برنامج محاماة بابل الكثير من التقنيات التي تغني المستخدم عن الحاجة لاستخدام التكامل مع أي برنامج إدارة مشاريع أخر.

 

الأفكار النهائية حول تقنية إدارة المشاريع القانونية

 

مع المتطلبات الحديثة لإدارة شركة أو مكتب محاماة يتمحور حول العميل ، لا يتعلق الأمر بما إذا كان يجب عليك الاستثمار في تكنولوجيا إدارة المشاريع القانونية ، فالأمر يتعلق في متى يكون ذلك. ألق نظرة على الخطط والأهداف المالية لك. إذا تمكنت من احتساب السعر مع تكاليفك الشهرية، واستثمرت الوقت في البحث عن أفضل التقنيات وتجربتها، فسوف تشكر نفسك بلا شك في المستقبل. كما سيفعل عملاؤك بشكرك!